Regulamin zapisów na Konferencję „Mikrobiom w zdrowiu i chorobie – konferencja w Krakowie”

§1 Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady rejestracji i uczestnictwa w konferencji pn. „Mikrobiom w zdrowiu i chorobie – konferencja w Krakowie”, zwanej dalej „Konferencją”.
2. Organizatorem Konferencji jest REGIS Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (30-633), ul. W. Sławka 3A, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000129238, NIP 6830007537, kapitał zakładowy 510 000,00 zł, adres e-mail: bok@vetfood.pl, zwana dalej „Organizatorem”.
3. Konferencja odbędzie się w dniach 20–21 marca w Krakowie, w hotelu DoubleTree by Hilton Krakow Hotel & Convention Center (ul. Dąbska 5, 31-572 Kraków).
4. Udział w Konferencji jest bezpłatny.
5. Rejestracja na Konferencję oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.

§2 Warunki uczestnictwa

1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest:
   a) prawidłowe wypełnienie formularza rejestracyjnego,
   b) podanie wymaganych danych,
   c) akceptacja niniejszego Regulaminu.
2. Liczba miejsc jest ograniczona. O udziale w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń.
3. W Konferencji mogą uczestniczyć wyłącznie osoby wykonujące zawód:
   a) lekarza weterynarii,
   b) technika weterynarii.
4. Z jednej lecznicy weterynaryjnej w Konferencji mogą wziąć udział maksymalnie dwie osoby.
5. W przypadku zgłoszenia większej liczby osób z jednej lecznicy weterynaryjnej Organizator zastrzega sobie prawo do:
   a) kontaktu w celu wskazania dwóch uczestników,
   b) anulowania nadmiarowych zgłoszeń według kolejności rejestracji.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia bez podania przyczyny.

§3 Rezygnacja z udziału

1. Uczestnik może w każdej chwili zrezygnować z udziału w Konferencji.
2. Rezygnacja powinna zostać zgłoszona drogą mailową na adres: bok@vetfood.pl lub telefonicznie pod numerem +48 601 502 121.
3. Organizator prosi o niezwłoczne poinformowanie o rezygnacji w celu umożliwienia udziału innym osobom z listy rezerwowej.

§4 Zmiany organizacyjne

1. Organizator zastrzega sobie prawo do:
   a) zmiany programu Konferencji,
   b) zmiany prelegentów,
   c) zmiany miejsca lub formuły Konferencji,
   d) odwołania Konferencji z przyczyn niezależnych od Organizatora.
2. Informacje o zmianach będą przekazywane uczestnikom drogą mailową lub telefoniczną.

§5 Wizerunek i materiały z Konferencji

1. Konferencja może być fotografowana oraz nagrywana w formie audio i video.
2. Udział w Konferencji jest równoznaczny z wyrażeniem zgody na nieodpłatne utrwalanie oraz rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika w materiałach fotograficznych, filmowych i audiowizualnych związanych z Konferencją.
3. Wizerunek może być wykorzystywany przez Organizatora w celach informacyjnych, dokumentacyjnych, promocyjnych i marketingowych, w szczególności poprzez publikację na stronach internetowych Organizatora, w mediach społecznościowych oraz materiałach promocyjnych.
4. Rozpowszechnianie wizerunku odbywa się zgodnie z art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
5. Uczestnik ma prawo zgłosić sprzeciw wobec utrwalania jego wizerunku najpóźniej przed rozpoczęciem Konferencji, przesyłając informację na adres: bok@vetfood.pl.

§6 Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych uczestników jest REGIS Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (30-633), ul. W. Sławka 3A, e-mail: bok@vetfood.pl.
2. Dane osobowe przetwarzane są w celu:
   a) realizacji procesu rejestracji,
   b) organizacji i przeprowadzenia Konferencji,
   c) kontaktu w sprawach organizacyjnych,
   d) dokumentowania przebiegu Konferencji, w tym poprzez utrwalanie wizerunku.
3. Podstawą prawną przetwarzania danych jest:
   a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania niezbędne do udziału w Konferencji,
   b) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na promocji i dokumentowaniu wydarzenia.
4. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów, a w zakresie materiałów promocyjnych – do czasu wniesienia sprzeciwu.
5. Uczestnikowi przysługuje prawo do:
   • dostępu do danych,
   • ich sprostowania,
   • ograniczenia przetwarzania,
   • wniesienia sprzeciwu,
   • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
6. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do udziału w Konferencji.

§7 Postanowienia końcowe

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.