Regulamin zapisów na Konferencję „Mikrobiom w zdrowiu i chorobie – konferencja w Krakowie”

§1 Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady rejestracji i uczestnictwa w konferencji pn. „Mikrobiom w zdrowiu i chorobie – konferencja w Krakowie”, zwanej dalej „Konferencją”.
2. Organizatorem Konferencji jest REGIS Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (30-633), ul. W. Sławka 3A, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000129238, NIP 6830007537, kapitał zakładowy 510 000,00 zł, adres e-mail: bok@vetfood.pl, zwana dalej „Organizatorem”.
3. Konferencja odbędzie się w dniach 19–20 czerwca we Wrocławiu, w hotelu Mövenpick Grand Hotel Wrocław (ul. Piłsudskiego 100, 50-014 Wrocław).
4. Udział w Konferencji jest bezpłatny.
5. Rejestracja na Konferencję oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.

§2 Warunki uczestnictwa

1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest:
   a) prawidłowe wypełnienie formularza rejestracyjnego,
   b) podanie wymaganych danych,
   c) akceptacja niniejszego Regulaminu.
2. Liczba miejsc jest ograniczona. O udziale w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń.
3. W Konferencji mogą uczestniczyć wyłącznie osoby wykonujące zawód:
   a) lekarza weterynarii,
   b) technika weterynarii.
4. Z jednej lecznicy weterynaryjnej w Konferencji mogą wziąć udział maksymalnie dwie osoby.
5. W przypadku zgłoszenia większej liczby osób z jednej lecznicy weterynaryjnej Organizator zastrzega sobie prawo do:
   a) kontaktu w celu wskazania dwóch uczestników,
   b) anulowania nadmiarowych zgłoszeń według kolejności rejestracji.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia bez podania przyczyny.
7. Organizator przewiduje następujące warianty organizacyjne uczestnictwa: a) Knowledge Pass – obejmujący udział w programie merytorycznym Konferencji, b) Networking Pass – obejmujący udział w programie merytorycznym oraz wydarzeniach networkingowych przewidzianych przez Organizatora, c) Full Experience Pass – obejmujący udział w programie merytorycznym, wydarzeniach networkingowych oraz dodatkowych elementach organizacyjnych związanych z pobytem uczestnika.
8. Szczegółowy zakres organizacyjny poszczególnych wariantów może być publikowany na stronie internetowej Konferencji.
9. Organizator rekomenduje wsparcie działalności statutowej Fundacji Dzikusy Salamandry poprzez dobrowolne darowizny.
10. Informacje prezentowane przy poszczególnych wariantach uczestnictwa, w tym sugerowane kwoty wsparcia, mają charakter wyłącznie informacyjny i orientacyjny.
11. Dokonanie darowizny nie stanowi warunku udziału w Konferencji ani zawarcia jakiejkolwiek umowy sprzedaży.
12. Darowizny przekazywane są bezpośrednio na rzecz Fundacji Dzikusy Salamandry zgodnie z zasadami określonymi przez Fundację.
13. Fundacja Dzikusy Salamandry jest odrębnym podmiotem od Organizatora Konferencji. Organizator nie jest odbiorcą darowizn przekazywanych na rzecz Fundacji.
14. Przesłanie formularza rejestracyjnego nie jest równoznaczne z potwierdzeniem udziału w Konferencji. Potwierdzenie uczestnictwa następuje po weryfikacji zgłoszenia przez Organizatora i przesłaniu wiadomości potwierdzającej.
15. W przypadku wyczerpania liczby miejsc Organizator może utworzyć listę rezerwową uczestników.
16. Organizator może zapewnić wybranym uczestnikom dodatkowe świadczenia organizacyjne związane z udziałem w Konferencji, w szczególności dotyczące zakwaterowania lub udziału w wydarzeniach towarzyszących.

§3 Rezygnacja z udziału

1. Uczestnik może w każdej chwili zrezygnować z udziału w Konferencji.
2. Rezygnacja powinna zostać zgłoszona drogą mailową na adres: bok@vetfood.pl lub telefonicznie pod numerem +48 601 502 121.
3. Organizator prosi o niezwłoczne poinformowanie o rezygnacji w celu umożliwienia udziału innym osobom z listy rezerwowej.

§4 Zmiany organizacyjne

1. Organizator zastrzega sobie prawo do:
   a) zmiany programu Konferencji,
   b) zmiany prelegentów,
   c) zmiany miejsca lub formuły Konferencji,
   d) odwołania Konferencji z przyczyn niezależnych od Organizatora.
2. Informacje o zmianach będą przekazywane uczestnikom drogą mailową lub telefoniczną.

§5 Wizerunek i materiały z Konferencji

1. Konferencja może być fotografowana oraz nagrywana w formie audio i video.
2. Udział w Konferencji jest równoznaczny z wyrażeniem zgody na nieodpłatne utrwalanie oraz rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika w materiałach fotograficznych, filmowych i audiowizualnych związanych z Konferencją.
3. Wizerunek może być wykorzystywany przez Organizatora w celach informacyjnych, dokumentacyjnych, promocyjnych i marketingowych, w szczególności poprzez publikację na stronach internetowych Organizatora, w mediach społecznościowych oraz materiałach promocyjnych.
4. Rozpowszechnianie wizerunku odbywa się zgodnie z art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
5. Uczestnik ma prawo zgłosić sprzeciw wobec utrwalania jego wizerunku najpóźniej przed rozpoczęciem Konferencji, przesyłając informację na adres: bok@vetfood.pl.

§6 Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych uczestników jest REGIS Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (30-633), ul. W. Sławka 3A, e-mail: bok@vetfood.pl.
2. Dane osobowe przetwarzane są w celu:
   a) realizacji procesu rejestracji,
   b) organizacji i przeprowadzenia Konferencji,
   c) kontaktu w sprawach organizacyjnych,
   d) dokumentowania przebiegu Konferencji, w tym poprzez utrwalanie wizerunku.
3. Podstawą prawną przetwarzania danych jest:
   a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania niezbędne do udziału w Konferencji,
   b) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na promocji i dokumentowaniu wydarzenia.
4. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów, a w zakresie materiałów promocyjnych – do czasu wniesienia sprzeciwu.
5. Uczestnikowi przysługuje prawo do:
   • dostępu do danych,
   • ich sprostowania,
   • ograniczenia przetwarzania,
   • wniesienia sprzeciwu,
   • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
6. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do udziału w Konferencji.

§7 Postanowienia końcowe

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.